Como Gerenciar Projetos e Equipes Remotos (Home Office)

Gerenciar uma equipe já é naturalmente difícil.

E gerenciar uma equipe remota, será que é ainda mais complicado?

Não necessariamente.

Com o time certo, e observando com atenção algumas melhores práticas, pode ser até mais fácil do que gerenciar uma equipe presencialmente.

A seguir, os 22 aspectos mais importantes para que seus funcionários remotos se mantenham em alta performance!

1) Utilize a ferramenta mais adequada para cada situação

Enquanto o email pode ser muito útil para enviar o briefing de um projeto ou a ata de uma reunião, ferramentas como o Skype ou Hangout são mais eficientes para mensagens rápidas e instantâneas.

Para o gerenciamento de projetos, ferramentas como o Asana, JIRA e Trello etc ajudam a manter a comunicação e os prazos mais organizados.

Já problemas emocionais ou pessoais dos funcionários devem ser tratados de uma forma mais próxima, como chamada de voz ou vídeo.

Dessa forma é possível ter mais informações sobre a pessoa, como expressões e o tom da voz, o que ajuda na compreensão e resolução do problema.

2) Predefina a frequência das reuniões

Remotamente, a comunicação não ocorre por acaso.

Por isso, é fundamental que sejam definidos momentos nos quais esses encontros ocorrerão, sejam eles entre toda a empresa, um time específico ou apenas o gerente e um de seus funcionários.

A frequência e duração desses encontros vai variar muito dependendo das necessidades de cada equipe, mas é importante estar sempre em contato, mesmo que por períodos curtos, justamente para que todos se sintam parte do time.

3) Utilize ferramentas de compartilhamento de documentos e arquivos

Ferramentas como o Google Docs, Sheets ou Slides são muito úteis para se compartilhar de forma rápida documentos, planilhas e apresentações, respectivamente, permitindo edição ou comentários em tempo real por todos os envolvidos.

Para o compartilhamento de arquivos existem opções como o Dropbox, ou mesmo o Google Drive.

O uso dessas ferramentas aumenta a eficiência da equipe, e facilita para que todos tenham acesso às versões mais atualizadas dos documentos e arquivos.

4) Definir como entrar em contato com cada um dos componentes do time

O ideal é que a forma para se entrar em contato com os membros do time seja uniformizada.

Entretanto, podem existir situações em que seja necessário comunicar-se de forma emergencial, quando nem todos estão disponíveis nas ferramentas normais.

Ou então, por exemplo, um freelancer foi contratado, mas, por ser uma tarefa pontual, não foi adicionado ao Slack e a comunicação está toda sendo feita por Skype.

Em ambos os casos, é necessário que se defina claramente e com antecedência como o contato com esse funcionário deverá ser realizado.

5) Leve em consideração as diferentes culturas da sua equipe

O trabalho remoto tornou muito mais frequente a colaboração entre pessoas de diferentes culturas, o que pode causar problemas de entendimento entre os membros da equipe.

É fundamental estar atento a isso, e certificar-se de que todos os integrantes do time considerem esse fato quando se comunicarem.

6) Organizar o momento de cada um falar nas reuniões

Caso todos falem ao mesmo tempo, fica muito difícil compreender o que é dito em uma chamada de vídeo em grupo.

Para que todos tenham a oportunidade de falar e sejam corretamente compreendidos, é necessário que haja organização na forma como cada pessoa pede a palavra.

Pode ser através de levantar a mão e pedir a vez, cada um ter seu momento de falar definido anteriormente, ou até mesmo um sistema no qual a última pessoa a falar escolhe o próximo.

7) Faça chamadas de vídeo para além dos assuntos profissionais

No trabalho remoto, os funcionários não se esbarram na sala do cafézinho, e também não saem para almoçar juntos.

Esses momentos são fundamentais para que as pessoas conversem sobre temas não relacionados ao trabalho, se conhecendo melhor e criando laços mais fortes de amizade.

Uma forma que muitas empresas utilizam para compensar esse fato, é realizando chamadas de vídeo para falar de assuntos não relacionados ao trabalho, de forma diária, ou algumas vezes por semana, para que os todos tenham a oportunidade de interagir e se aproximar mais.

8) Crie grupos de conversa para as diferentes equipes

Cada grupo de trabalho deve ter uma forma eficiente e prática para que seus membros comuniquem-se entre si.

Por exemplo, caso seja necessário enviar uma mensagem para todo o time de desenvolvimento, mas não para toda a empresa, pode-se utilizar o grupo do Skype que contém todos os membros dessa equipe específica.

Isso pode ser feito através de qualquer uma das diversas ferramentas existentes no mercado, como Stride (antigo HipChat), Slack ou Skype.

É importante ressaltar que isso não impede que haja um grupo também para todos os membros da empresa, o que pode ser extremamente importante para tornar a administração da empresa mais horizontal.

9) Ferramentas para gravação de tela facilitam a comunicação

Remotamente, não é possível demonstrar um procedimento ou um bug no site diretamente na tela de seu computador.

Felizmente, existem ferramentas como o Screencast, que permite rapidamente gravar a tela e compartilhar essa gravação.

10) Avalie os funcionários baseado nos resultados

Essa não é uma prática exclusiva do trabalho remoto, mas que se torna ainda mais importante nessa situação.

Afinal, remotamente é bem mais complicado saber se aquele funcionário está efetivamente trabalhando, ou vendo vídeos engraçados no YouTube, por exemplo.

Mais que isso, não só é mais justo com o funcionário, mas também uma forma mais prática e funcional de avaliar sua performance.

Você pode estabelecer metas semanais, ou até mesmo diárias, e isso irá ajudar a definir futuras promoções ou maiores cobranças. Esse artigo explica como diversas empresas lidam com esse tema (em inglês).

Assim será muito mais fácil certificar-se de que o trabalho seja efetivamente realizado, e com a qualidade que se espera.

11) Definir claramente a disponibilidade de horário exigida

Oferecer flexibilidade de horário aos funcionários é excelente.

Afinal, motiva a equipe e aumenta sua produtividade, pois permite que cada pessoa trabalhe na hora em que se sente melhor.

Entretanto, em muitos casos é necessário que existam algumas horas do dia em que todos, ou pelo menos uma parte do time, fique disponível.

Isso torna a comunicação mais eficiente e ágil, e permite que se realizem reuniões para alinhar todas as questões necessárias para o bom andamento dos projetos.

12) Certificar-se que todos compreendem a função de cada um dos membros da equipe

Vamos supor que diversos usuários estão entrando em contato com SAC para reportar um problema com a funcionalidade do website.

Caso o responsável pelo SAC não saiba a quem recorrer para resolver essa questão, precisará entrar em contato com o gerente, para, só depois a questão ser encaminhada.

A comunicação nem sempre é imediata no trabalho remoto, portanto essa é uma medida que aumenta de forma significativa a eficiência da equipe, bem como ajuda a não sobrecarregar os gerentes.

13) Valorizar os funcionários

Uma das principais preocupações do funcionário que atua em home office é perder visibilidade e oportunidades de promoção e crescimento dentro da empresa.

É fundamental que a equipe se sinta valorizada, recebendo promoções e sendo reconhecida, quando devido, e participando de projetos com importância e visibilidade dentro da empresa.

Não pode haver o medo de, por estarem trabalhando de forma remota, serem prejudicados nas possibilidades de ascensão dentro da empresa.

14) Evite o Micromanaging

Essa é na verdade uma grande vantagem do trabalho remoto, pois o micromanaging é muito ruim para a eficiência e motivação de uma equipe de alta performance.

Remotamente se torna muito difícil o gerente controlar tão de perto o trabalho dos funcionários, portanto a confiança, controle da produtividade por metas e um gerenciamento de projetos bem feito ganham ainda mais importância.

E a consequência disso é uma equipe mais motivada, eficiente com um maior nível de responsabilidade de todos sobre seus trabalhos.

Leia nosso artigo e aprenda mais sobre outras vantagens do trabalho remoto.

15) Documente seus processos

Em um escritório, os funcionários podem se sentar lado a lado e transmitir os processos uns aos outros, de forma a manter a consistência na forma em que o trabalho é realizado.

Já remotamente, isso não é possível.

Por isso, é fundamental que esses processos sejam documentados e possam ser facilmente compartilhados e acessados por todos os envolvidos.

16) Ferramentas de controle

Existem diversas ferramentas para se realizar um controle do trabalho dos funcionários em home office.

Elas vão desde apenas para mensurar o volume de horas trabalhadas (como um ponto eletrônico, o Toggl é uma delas), até tirar screenshots da tela do computador, ou até mesmo fotos através da webcam.

Saber para quais tarefas cada um dos funcionários está utilizando suas horas pode ser útil para entender melhor o custo de cada projeto, entretanto monitorar a tela ou a webcam do funcionário já é um pouco excessivo e desnecessário, já que o controle mais eficiente é por produtividade.

17) Os valores da empresa são transmitidos de forma diferente

Quando todos os membros de uma equipe estão fisicamente distantes, pode ser mais difícil transmitir os valores e a cultura da empresa.

Nesse caso, a atitude do gerente se torna a principal referência dos funcionários em relação a qual comportamento devem possuir.

É fundamental que haja consciência desse papel, e se esforce para ser um exemplo dessa cultura dentro da equipe.

18) Utilize vídeo

A comunicação escrita é muito eficiente para registrar ata de reuniões ou escrever briefings, mas não é tão útil para inspirar, motivar ou comunicar questões importantes aos funcionários quanto uma mensagem de vídeo.

Video chamadas ou conferências também podem ser utilizadas com esse propósito, utilizando-se ferramentas com o Zoom, por exemplo.

Inclusive, é bastante útil gravá-las, para que possam ser facilmente disponibilizadas a funcionários que não puderam estar presentes, ou até mesmo para futuras contratações.

19) Realize encontros presenciais

Muitas empresas que funcionam de forma 100% remota ressaltam a importância de realizar alguns encontros presenciais por ano, a fim de reforçar o sentimento de equipe e a amizade.

O motivo pode ser uma simples confraternização, um evento para alinhar as metas e planejamento da empresa, ou mesmo uma conferência sobre um tema relevante para sua área de atuação.

20) Realize um Job Pago antes de contratar

Realizar um Job Pago é mais eficiente do que uma entrevista para se ter certeza de que aquela pessoa é a contratação certa para o time.

Não precisa ser necessariamente um projeto real, mas é importante que seja similar a uma tarefa que esse funcionário enfrentaria no seu dia a dia.

Pode ser uma simples apresentação, um projeto de alguns dias, ou até mesmo uma ou mais semanas de trabalho pago.

Em nosso guia completo sobre contratação para o trabalho home office, existem informações sobre todas as etapas desse processo, inclusive do Job Pago.

21) Contrate pessoas adequadas para o trabalho remoto

Muitas pessoas não têm a disciplina ou a independência necessária para se trabalhar em home office de forma eficiente.

Outras podem se sentir isoladas atuando em um ambiente fisicamente distante de seus colegas.

É fundamental buscar entender se aquela pessoa tem as características necessárias para trabalhar remotamente de uma forma eficiente e produtiva.

22) Tenha um processo de Onboarding documentado

Para que se mantenha um padrão em relação à cultura da equipe, é fundamental que haja um processo de onboarding para os novos funcionários, e que ele seja consistente.

Assim é possível fazer com que todos estejam na mesma página em relação à atitude profissional e aprendam a realizar sua função de forma eficiente o mais rapidamente possível.

Além disso, um processo de onboarding bem feito aumenta a sensação de pertencimento do funcionário, bem como sua motivação.