Um sistema de gestão integrada é a ferramenta mais importante de qualquer negócio, independente do seu porte ou segmento – seja uma micro empresa ou uma multinacional.  

Não é à toa que você provavelmente vai ouvir falar que um software de gestão é o coração da empresa, pois ele integra as principais atividades de uma empresa em um só lugar para que tudo funcione de maneira correta e conectada.

Inclusive, um sistema de gestão integrada é geralmente o primeiro software que todo empreendedor precisa contratar para emitir notas fiscais, gerenciar pedidos, emitir relatórios financeiros, controlar estoque, entre outras tarefas fundamentais para o funcionamento de uma empresa.

Para você entender o que é um sistema desses  na prática, se precisa de um e como escolher o ideal, preparamos este artigo para responder essas e outras dúvidas.

O que é um Sistema de Gestão Integrada?

Um sistema de gestão integrada é uma software empresarial usado para controlar, organizar, automatizar e unificar os principais processos de um negócio, como a emissão de notas fiscais, controle financeiro, estoque e gestão de vendas.

Com um sistema de gestão é possível emitir notas fiscais; controlar completamente o estoque e integrá-lo com todos os setores, principalmente vendas e financeiro; emitir relatórios completos em poucos cliques; gerenciar pedidos e cadastros de clientes; administrar as contas a pagar e receber; entre outras funções essenciais do dia a dia de qualquer empresa.

Tudo isso proporciona a integração completa na gestão da empresa com maior eficiência, economia de tempo e recursos, cumprimento de regulamentações, segurança de informações, além de ajudar a tomar decisões baseadas em dados reais e atuais da empresa.

Qual a diferença entre um ERP, PDV e o Sistema de Gestão?

Se você está buscando ferramentas de gestão para automatizar e melhorar a eficiência do seu negócio, talvez tenha se deparado com softwares como ERP, PDV e Sistema de Gestão Integrada.

Primeiramente, o ERP e o Sistema de Gestão Integrada são exatamente a mesma coisa, apenas são nomenclaturas diferentes. Ambos servem para integrar os principais setores da empresa, emitir notas, controlar o financeiro, estoque, vendas e pagamentos.

Já o PDV (Ponto de Venda) é um sistema específico para usar na frente de caixa de lojas físicas e facilita muito o dia das vendas, agilizando o atendimento, evitando filas e organizando todo o negócio. 

Principais funções de um sistema PDV:

• Abertura, fechamento, reforço e sangria do caixa
• Troca rápida de mercadorias
• Definição de listas de preço, descontos e vale brinde
• Conexão automática com estoque e financeiro
• Integração entre vendas físicas e online

Alguns softwares, como o ERP vhsys, já possuem a opção do sistema PDV como parte do pacote do ERP para integrar e facilitar os processos da empresa.

Diferenças	Sistema de gestão integrada	ERP	PDV
Integração	Integra e automatiza todos os processos da empresa	É a mesma coisa que o Sistema de Gestão	Pode ser integrado com o sistema de gestão ou é uma função do ERP
Principais funções	Emissão de notas fiscais, controle financeiro, estoque e vendas	É a mesma coisa que o Sistema de Gestão	Atividades de vendas: pagamentos, fechamento de caixa, nota fiscal, entre outros.

Qual a função de um sistema de gestão integrada?

Entre as principais vantagens de um sistema de gestão integrada está que ele nunca deve ter apenas uma funcionalidade, pois a sua principal função é fazer toda a empresa operar em um único lugar de maneira totalmente conectada.

Entre as funcionalidades essenciais que um sistema de gestão integrada deve ter estão:

1. Notas Fiscais: o ERP permite a emissão e gestão de notas fiscais de uma maneira fácil e rápida, o que é fundamental para o dia a dia de um negócio, garantindo o cumprimento das obrigações fiscais e um atendimento rápido.
2. Controle de estoque: um sistema de gestão permite o controle completo do estoque, incluindo atualização em tempo real, rastreamento de produtos e otimização de níveis de estoque.
3. Vendas: o sistema facilita a gestão de vendas, desde a criação de pedidos até o acompanhamento do status da entrega.
4. Sistema PDV (Ponto de Venda): alguns sistemas de gestão possuem o PDV como uma de suas funcionalidades para vendas frente de caixa, incluindo a finalização de transações, controle de caixa e relatórios de vendas – tudo integrado com os outros setores da empresa.
5. Gestão financeira: gerencia as finanças da empresa, abrangendo contas a pagar, contas a receber, conciliação bancária e controle de despesas.
6. Conta Integrada: nos dias de hoje, um sistema de gestão integrada precisa oferecer benefícios que contemplem as reais necessidades dos empreendedores. Por isso, um bom sistema de gestão deve oferecer uma conta digital PJ dentro do próprio software para facilitar a conciliação bancária, emissão de boletos, cobranças via pix, pagamentos de contas, entre outras atividades do setor financeiro.
7. Cadastros: permite a gestão de informações sobre clientes, fornecedores, produtos e funcionários, tornando mais fácil o acesso a dados relevantes.
8. Relatórios: é a capacidade de gerar rapidamente relatórios detalhados sobre diversos aspectos do negócio, fornecendo informações valiosas para a tomada de decisões e excluindo a necessidade da equipe passar horas coletando dados.

8 vantagens do Sistema de Gestão Integrada

A implementação de um Sistema de Gestão Integrada, conhecido como ERP, é uma das decisões mais importantes que uma empresa pode tomar e proporciona diversas vantagens, como otimização de tempo, economia de recursos, redução de custos e melhorias na eficiência da operação para impulsionar o crescimento do negócio.

Um ERP é um sistema de software que integra todos os aspectos da gestão empresarial, permitindo que diferentes setores e departamentos compartilhem informações em tempo real e trabalhem de maneira mais eficaz e eficiente. 

A seguir vamos destacar as principais vantagens de um sistema de gestão integrada.

1. Integração entre todos os setores

Uma das vantagens mais marcantes de um sistema de gestão integrada é a capacidade de unir todos os setores de uma empresa. Em organizações onde as informações são compartilhadas e os departamentos funcionam de maneira independente, a comunicação muitas vezes é prejudicada, o que pode levar a ineficiências operacionais e decisões desalinhadas. 

Com um ERP, todos os setores podem acessar as mesmas informações em tempo real, o que facilita a colaboração e a tomada de decisões informadas. Por exemplo, o departamento de vendas pode verificar o status do estoque antes de prometer prazos de entrega aos clientes, evitando compromissos impossíveis de cumprir. Além disso, com um sistema de gestão, o estoque é atualizado em tempo real a cada novo pedido.

2. Economia de tempo e aumento da produtividade

A automação de processos é uma das principais vantagens de um sistema de gestão integrada. Tarefas que anteriormente eram realizadas manualmente, como entrada de dados, geração de relatórios e conciliação bancária, são agora executadas de forma mais rápida e precisa. 

Tudo isso resulta em uma economia significativa de tempo para os funcionários e gestores, que podem se concentrar em atividades mais estratégicas e importantes. Além disso, a automação reduz o risco de erros humanos, melhorando a qualidade e a precisão das informações.

3. Redução de erros

A integração de processos em um sistema de gestão reduz a dependência de entradas manuais e transferências de dados entre sistemas, minimizando assim o potencial de erros. A consistência dos dados é mantida em toda a organização, o que contribui para a precisão e confiabilidade das informações. 

Por exemplo, a integração entre o departamento de vendas e o de finanças garante que as informações de entrada de dinheiro estejam sempre corretas.

4. Redução de custos

Uma das principais vantagens de um sistema de gestão integrada é a redução de custos de várias maneiras. 

A automação de tarefas reduz a necessidade de mão de obra manual, além disso, a redução de erros mencionada anteriormente evita custos associados à correção de erros. A integração financeira proporciona uma visão completa das finanças da empresa, permitindo identificar áreas de desperdício ou ineficiência. 

A capacidade de gerar relatórios precisos também permite que a empresa tome decisões embasadas em dados reais, o que pode levar a escolhas mais econômicas e estratégicas.

5. Melhora na eficiência financeira

Um ERP é uma ferramenta fundamental para melhorar a eficiência financeira de uma empresa. Ele ajuda a gerenciar contas a pagar e a receber, controla o fluxo de caixa e permite que a empresa tenha uma visão abrangente de sua situação financeira em tempo real. 

Isso é fundamental para tomar decisões financeiras informadas, como investir, economizar ou planejar expansões. Além disso, a automação de processos financeiros economiza tempo, reduzindo a necessidade de tarefas manuais demoradas, como a conciliação bancária.

6. Controle de estoque preciso

O controle de estoque é uma parte vital da gestão de muitas empresas, e é uma das principais vantagens de um sistema de gestão integrada, pois desempenha um papel crucial nesse aspecto. 

A integração entre vendas, estoque e outros setores garante que as informações sobre o estoque sejam precisas e atualizadas em tempo real. Os sistemas ERP podem fornecer recursos avançados, como rastreamento de lote e data de validade, permitindo um controle detalhado do estoque. 

Além disso, alertas podem ser configurados para notificar quando os níveis de estoque atingirem uma quantidade mínima, garantindo que a empresa esteja sempre preparada para atender às demandas dos clientes e tenha mais precisão no momento de reposição.

7. Melhoria no atendimento dos clientes

Uma das vantagens indiretas de um sistema de gestão integrada é a melhoria no atendimento ao cliente. Com a capacidade de acessar informações em tempo real, os funcionários podem fornecer respostas rápidas e precisas às perguntas dos clientes, realizar trocas ou devoluções com agilidade, fazer cadastros para ações de marketing, entre outras funcionalidades e benefícios. 

Além disso, a integração entre os departamentos de vendas e atendimento ao cliente permite um melhor acompanhamento das interações com os clientes, o que contribui para a construção de relacionamentos mais fortes e satisfação do cliente.

8. Aumento nas vendas

A integração de um ERP pode levar a um aumento nas vendas de várias maneiras. Primeiro, a automação de tarefas, o cadastro de clientes e a rapidez no atendimento. 

Um sistema de gestão também permite que as empresas integrem outros canais de vendas, como loja virtual e marketplaces, o que amplia sua presença no mercado. 

A análise de dados em tempo real fornece insights sobre o desempenho das vendas, permitindo a identificação de tendências e oportunidades. Isso ajuda a tomar decisões informadas e a ajustar estratégias para alcançar o sucesso nas vendas.

Como saber se a sua empresa precisa de um sistema de gestão integrada?

Um sistema de gestão integrado costuma ser o coração de toda empresa, independentemente do seu segmento ou porte, pois até mesmo um Microempreendedor Individual (MEI) pode contratar um plano pequeno de um ERP para emitir notas fiscais corretamente e com facilidade, gerenciar pagamentos, agendar serviços, ter uma conta digital PJ, entre outras vantagens.

Mas, para ajudar você que está na dúvida sobre um sistema de gestão empresarial, aqui estão os principais pontos de atenção.

1. Desorganização de processos

Se você perceber que os processos na sua empresa estão desorganizados, com informações e tarefas sendo realizadas manualmente, um sistema de gestão integrada pode ser a solução. Ele ajuda a unificar e automatizar as atividades.

2. Dificuldade de acesso a dados corretos

Se os funcionários têm dificuldade em acessar informações essenciais para suas funções, um sistema de gestão pode fornecer um único ponto de acesso a dados em tempo real, melhorando a tomada de decisões e análise dos setores.

3. Crescimento da empresa

À medida que a empresa cresce, a complexidade dos processos e da gestão aumenta. Um ERP pode lidar melhor com esse crescimento, mantendo a eficiência em todas as áreas.

4. Erros e ineficiências

Se erros repetitivos estão custando tempo e recursos, um sistema de gestão pode ajudar com a automatizar tarefas, reduzindo falhas e prejuízos.

5. Necessidade de atender a regulamentações

Se sua empresa está sujeita a regulamentações específicas, um ERP pode facilitar o cumprimento de requisitos legais, como controle de qualidade, rastreabilidade, relatórios financeiros e a emissão correta de notas fiscais de acordo com cada cidade e tipo de serviço.

Como escolher um sistema de gestão?

Uma vez que você entendeu as vantagens e decidiu que precisa de um sistema de gestão integrada, o próximo passo é escolher o sistema certo para sua empresa. A seguir estão algumas etapas a serem consideradas:

1. Avalie suas necessidades

O primeiro passo é entender suas necessidades específicas para encontrar um ERP com planos que atendam a sua empresa. Liste os problemas que você deseja resolver e os objetivos que deseja alcançar com o sistema.

2. Faça pesquisas

Pesquise o mercado em busca de sistemas de gestão que atendam às suas necessidades. Existem muitas opções disponíveis, desde sistemas específicos para pequenas empresas até soluções para grandes corporações.

3. Analise as funcionalidades

Avalie as funcionalidades oferecidas por cada sistema. Certifique-se de que ele pode automatizar os processos desejados, como finanças, vendas, estoque, PDV, entre outros.

4. Avalie a usabilidade

A usabilidade do sistema é crucial. Um sistema fácil de usar economiza tempo e treinamento para sua equipe.

5. Verifique as integrações

Certifique-se de que o sistema pode se integrar com outras ferramentas que sua empresa já utiliza, como aplicativos de e-mail, sistemas de pagamento, ou e-commerces.

6. Custos

Considere o custo total de propriedade, que inclui licenças, manutenção, treinamento e eventuais customizações.

7. Suporte técnico

Verifique a disponibilidade e qualidade do suporte técnico oferecido pelo fornecedor do sistema. Um bom suporte humanizado e rápido é fundamental para resolver problemas e manter o sistema funcionando.

8. Avaliações e referências

Consulte avaliações de outros clientes que usaram o sistema e peça referências ao fornecedor.

Como saber qual é o melhor sistema de gestão para o meu negócio?

Escolher o melhor sistema de gestão para o seu negócio pode ser desafiador, mas é fundamental para o sucesso a longo prazo. A melhor escolha dependerá das necessidades e objetivos específicos da sua empresa. Aqui estão algumas dicas adicionais:

• Converse com outros empreendedores: trocar experiências com outros empreendedores ou buscar indicações na internet de quem já implementou um sistema de gestão pode fornecer informações valiosas.
• Realize testes: muitos fornecedores de sistemas de gestão oferecem versões de teste. Experimente o sistema antes de tomar uma decisão final.
• Avalie o suporte técnico: um sistema de gestão com um suporte eficiente pode fazer uma grande diferença quando ocorrerem problemas.

Quanto custa a implementação de um sistema de gestão?

O custo de implementação de um sistema de gestão varia amplamente, dependendo de vários fatores, como o tamanho da sua empresa, a complexidade dos processos, o sistema escolhido e o nível de customização necessário. 

Pequenas empresas podem encontrar sistemas mais acessíveis com uma implementação fácil e gratuita, enquanto empresas maiores podem investir mais em soluções corporativas para organizar toda a operação de um novo software. 

Como um sistema de gestão afeta a produtividade da equipe? 

A implementação de um sistema de gestão integrada pode ter um impacto significativo na produtividade da equipe.

1. Automação de tarefas: a automação de tarefas manuais libera a equipe para se concentrar em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.
2. Acesso a dados em tempo real: com um sistema de gestão, os funcionários podem acessar informações importantes em tempo real, tornando mais fácil tomar decisões e responder rapidamente às demandas dos clientes.
3. Redução de erros: a automação e a integração reduzem a probabilidade de erros humanos, garantindo uma maior precisão nas operações e menos prejuízos.
4. Melhoria na comunicação: a integração entre departamentos melhora a coleta de informações e a colaboração, o que é essencial para a produtividade da equipe.
5. Eficiência em processos: processos mais eficientes resultam em menos tempo desperdiçado e em um ambiente de trabalho mais organizado.
6. Melhor atendimento ao cliente: com acesso rápido a informações de clientes, pedidos e históricos, a equipe pode fornecer um atendimento mais eficaz e personalizado.
7. Tomada de decisões: com dados em tempo real e relatórios detalhados, a equipe pode tomar decisões com base em informações atualizadas e precisas.

A decisão de implementar um sistema de gestão é um passo importante para usufruir de diversas vantagens, como maior eficiência na sua empresa. Compreender suas necessidades, escolher o sistema certo e avaliar os custos a longo prazo são etapas essenciais.