momentos menos produtivos do dia<\/strong>. A pesquisa, divulgada nesta quinta-feira (22), ouviu 583 pessoas que trabalham ao menos 20 horas semanais em escrit\u00f3rios.<\/p>\nO levantamento revela um cen\u00e1rio de sobrecarga e desorganiza\u00e7\u00e3o: 34%<\/strong> dos entrevistados participam de mais de 6 reuni\u00f5es por semana, 74%<\/strong> realizam outras tarefas durante os encontros e 48%<\/strong> j\u00e1 perderam reuni\u00f5es por conflitos de agenda. \u201cOs n\u00fameros revelam um problema crescente de produtividade: com tantas reuni\u00f5es, muitas vezes em diferentes fusos hor\u00e1rios, e um fluxo constante de informa\u00e7\u00f5es, as pessoas est\u00e3o sobrecarregadas\u201d, afirma David Shim<\/strong>, cofundador e CEO da Read AI.<\/p>\n\nLeia tamb\u00e9m<\/h2>\n<\/aside>\n O impacto aparece nos indicadores macroecon\u00f4micos. Em 2024, o Brasil ficou na 62\u00aa posi\u00e7\u00e3o<\/strong> entre 67 pa\u00edses no Ranking Mundial de Competitividade, elaborado pelo IMD (International Institute for Management Development), que avalia performance econ\u00f4mica, efici\u00eancia do governo e das empresas e infraestrutura.<\/p>\nEm escala global, o engajamento profissional caiu de 23% para 21%<\/strong> neste ano, segundo a consultoria Gallup. A queda representa uma perda estimada de US$ 438 bilh\u00f5es (R$ 2,4 trilh\u00f5es) em produtividade para a economia mundial.<\/p>\nO que mais prejudica a produtividade<\/h2>\n Para al\u00e9m do excesso de reuni\u00f5es, a produtividade tamb\u00e9m \u00e9 prejudicada pela dificuldade em encontrar documentos (para 40% dos entrevistados) e pelo excesso de e-mails (39%). Outros desafios frequentes incluem localizar informa\u00e7\u00f5es em textos longos (32%), resgatar dados em e-mails antigos (27%) e acessar arquivos de ex-funcion\u00e1rios (27%).<\/p>\n
Como consequ\u00eancia, quase dois ter\u00e7os dos profissionais (64%) afirmam j\u00e1 ter cometido erros no trabalho por n\u00e3o conseguirem acessar informa\u00e7\u00f5es cr\u00edticas com agilidade.<\/p>\n
Os custos do excesso de reuni\u00f5es<\/h2>\n As reuni\u00f5es n\u00e3o t\u00eam apenas custo emocional, mas financeiro. A consultoria americana Bain & Company descobriu que uma \u00fanica reuni\u00e3o presencial semanal de gerentes de n\u00edvel m\u00e9dio em uma grande empresa custava \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o mais de US$ 15 milh\u00f5es por ano<\/strong> \u2013 entre custos pessoais como tempo de deslocamento dos funcion\u00e1rios e energia mental.<\/p>\nA Harvard Business Review desenvolveu uma calculadora que, com informa\u00e7\u00f5es como tempo de dura\u00e7\u00e3o, n\u00fameros de participantes e seus sal\u00e1rios, simula o quanto custaria essa reuni\u00e3o \u2013 levando em conta, ainda, eventuais benef\u00edcios de contrato. Uma reuni\u00e3o semanal de uma hora com quatro pessoas, sendo tr\u00eas com sal\u00e1rio de R$ 8,5 mil e uma com sal\u00e1rio de R$ 13 mil custaria, anualmente, cerca de R$ 16 mil<\/strong> \u00e0 empresa.<\/p>\nDia sem reuni\u00f5es<\/h2>\n O problema \u00e9 t\u00e3o grande que gerou o movimento \u201cno meeting day<\/strong>\u201d, que come\u00e7ou nos Estados Unidos e consiste em definir um dia na semana em que reuni\u00f5es n\u00e3o s\u00e3o permitidas na empresa. No Brasil, a Johnson & Johnson<\/strong> instituiu o \u201cNo meetings Friday<\/strong>\u201d, em que os funcion\u00e1rios n\u00e3o devem agendar reuni\u00f5es ao menos uma sexta-feira por m\u00eas. A farmac\u00eautica Sanofi<\/strong> estabeleceu que \u00e0s quintas-feiras os funcion\u00e1rios n\u00e3o podem agendar essas conversas com suas equipes internamente.<\/p>\nTirar um dia de reuni\u00f5es por semana reduziu o estresse em 26%<\/strong>, e n\u00e3o ter chamadas em nenhum dos cinco dias reduziu em 75%<\/strong>, segundo pesquisa do MIT Sloan.<\/p>\nComo evitar uma reuni\u00e3o que poderia ser um e-mail<\/h2>\n Para economizar tempo, dinheiro e energia, antes de convocar uma reuni\u00e3o, fa\u00e7a uma an\u00e1lise de seus objetivos:<\/p>\n
\nQual o tema e quem s\u00e3o as pessoas de fato interessadas no assunto?<\/li>\n A reuni\u00e3o \u00e9 para dar um recado? Se sim, ele \u00e9 de impacto, vai gerar mais d\u00favidas ou \u00e9 algo mais simples?<\/li>\n O meu time est\u00e1 sobrecarregado? O quanto a reuni\u00e3o vai sobrecarregar ainda mais a equipe?<\/li>\n<\/ul>\nO que esperar pela frente<\/h2>\n Melhorar a efici\u00eancia das reuni\u00f5es est\u00e1 no topo das prioridades da lideran\u00e7a, segundo 54%<\/strong> dos profissionais ouvidos pela Read AI. Metade dos entrevistados est\u00e1 na faixa dos 35 a 54 anos. Outras metas incluem acompanhar as decis\u00f5es e compromissos assumidos (40%), aumentar o engajamento dos participantes (40%) e identificar lacunas de capacita\u00e7\u00e3o nas equipes (37%).<\/p>\nO estudo aponta que a intelig\u00eancia artificial pode ser uma aliada nesse processo<\/strong>. Entre as tarefas que os profissionais mais gostariam de automatizar com IA est\u00e3o integrar plataformas para facilitar o acesso a informa\u00e7\u00f5es (46%); gerar insights a partir de grandes volumes de dados (39%); e transcrever ou resumir reuni\u00f5es (38%).<\/p>\nHoje, 68%<\/strong> dos profissionais brasileiros j\u00e1 utilizam ferramentas com intelig\u00eancia artificial no dia a dia \u2014 e 84%<\/strong> gostariam que suas empresas adotassem ainda mais solu\u00e7\u00f5es. \u201c\u00c9 sobre ajudar as pessoas a agirem com mais rapidez e intelig\u00eancia\u201d, afirma o CEO.<\/p>\n10 maneiras de tornar as reuni\u00f5es mais eficazes, de acordo com a ci\u00eancia<\/h2>\n\n
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<\/p>\n\nPeople Images\/ Getty Images<\/span><\/p>\n1. Estabelecer a necessidade de uma reuni\u00e3o<\/strong><\/p>\nA reuni\u00e3o deve resolver um problema espec\u00edfico ou abordar um assunto espec\u00edfico. N\u00e3o deve ser simplesmente um relat\u00f3rio, uma atualiza\u00e7\u00e3o ou um cat\u00e1logo. Deve envolver a tomada de decis\u00f5es substantivas, resolu\u00e7\u00e3o de problemas e ter discuss\u00e3o entre os participantes. Tamb\u00e9m deve haver objetivos claros. Al\u00e9m disso, informa\u00e7\u00f5es e discuss\u00f5es n\u00e3o essenciais devem ser evitadas ou, quando levantadas, e forem consideradas importantes, devem ser levadas para uma reuni\u00e3o separada.<\/p>\n<\/div>\n
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\nFG Trade\/ GettyImages<\/span><\/p>\n2. Convidar as pessoas adequadas<\/strong><\/p>\nAs pessoas de sucesso sabem quem convidar para suas reuni\u00f5es. \u00c0 luz de seus objetivos declarados, eles chama quem tem poder e experi\u00eancia para atingir esses prop\u00f3sitos. Al\u00e9m disso, mant\u00eam a dura\u00e7\u00e3o da reuni\u00e3o curta ou apropriada \u2013para evitar sess\u00f5es excessivamente longas. Por \u00faltimo, essas pessoas garantem que a tecnologia e os dados usados \u200b\u200bcorrespondem aos objetivos.<\/p>\n<\/div>\n
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\nAdam Hester\/ GettyImages<\/span><\/p>\n3. Determine uma pauta<\/strong><\/p>\nPessoas bem-sucedidas n\u00e3o esperam at\u00e9 o momento da reuni\u00e3o para saber o motivo do encontro. Depois de identificar quem comparecer\u00e1, eles enviam a pauta com uma descri\u00e7\u00e3o clara do conte\u00fado e das metas. Eles delineiam as partes interessadas e suas necessidades, deixando claro por que o problema os afeta e como as metas resolver\u00e3o a necessidade estabelecida.<\/p>\n<\/div>\n
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\nYoshiyoshi Hirokawa\/ Getty Images<\/span><\/p>\n4. Siga uma agenda clara<\/strong><\/p>\nPessoas de sucesso reiteram os objetivos da reuni\u00e3o e os resultados desejados, e oferecem o que esperam que a reuni\u00e3o alcance. Isso n\u00e3o \u00e9 um ditado de resultados espec\u00edficos, mas uma elucida\u00e7\u00e3o de quais metas devem ser estabelecidas e as decis\u00f5es tomadas. Isso significa colocar algumas pessoas em dia com as decis\u00f5es j\u00e1 tomadas. Pessoas de sucesso tamb\u00e9m se certificam de que o encontro vai come\u00e7ar na hora certa e aparecem cedo.<\/p>\n<\/div>\n
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\npixelfit\/ Getty Images<\/span><\/p>\n5. Fa\u00e7a do humor um componente chave<\/strong><\/p>\nNingu\u00e9m verdadeiramente bem-sucedido (e n\u00e3o inseguro) traz ressentimentos para casa, apesar das emo\u00e7\u00f5es que podem ter sido levantadas em uma reuni\u00e3o. Se a reuni\u00e3o for sobre um assunto delicado ou se a discuss\u00e3o se tornar disfuncional, eles acrescentam humor. A ci\u00eancia comportamental mostra que o humor, por exemplo, reduz o estresse. Assim, pessoas bem-sucedidas redirecionam sentimentos s\u00e9rios e ruins para coisas de que todos podem rir \u2013por exemplo, a pr\u00f3pria reuni\u00e3o. No entanto, n\u00e3o tente ser engra\u00e7ado se voc\u00ea n\u00e3o for. O principal objetivo \u00e9 fazer com que o p\u00fablico relaxe, sem prejudicar a import\u00e2ncia do encontro.<\/p>\n<\/div>\n
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\nFG Trade\/ GettyImages<\/span><\/p>\n6. Trate as reclama\u00e7\u00f5es com habilidade<\/strong><\/p>\nPessoas bem-sucedidas reconhecem que as reclama\u00e7\u00f5es entre participantes n\u00e3o levar\u00e3o a nada e que a reuni\u00e3o foi projetada para tomada de a\u00e7\u00e3o. Eles tentam fazer com que os participantes sintam a necessidade da reuni\u00e3o para ajud\u00e1-los a fazer melhor seu trabalho. Ao mesmo tempo, n\u00e3o permitem que reclamantes incessantes usurpem o controle da lista de quest\u00f5es importantes, com quest\u00f5es irrelevantes ou passadas.<\/p>\n<\/div>\n
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\nGetty Images<\/span><\/p>\n7. Mantenha a participa\u00e7\u00e3o elevada e focada<\/strong><\/p>\nPessoas bem-sucedidas fazem um espet\u00e1culo nas reuni\u00f5es virtuais e d\u00e3o toda a sua aten\u00e7\u00e3o \u00e0 reuni\u00e3o \u2013pedindo educadamente que os outros fa\u00e7am o mesmo. Outros estudos comportamentais mostraram que isso \u00e9 realmente necess\u00e1rio para obter aten\u00e7\u00e3o total. Na verdade, as pessoas de sucesso planejam atividades e discuss\u00f5es que mant\u00eam os convidados engajados, para que n\u00e3o se sintam tentados a verificar mensagens. E, se a discuss\u00e3o sair da pauta, eles propositalmente a interrompem e sugerem que pode ser importante o suficiente para uma reuni\u00e3o posterior.<\/p>\n<\/div>\n
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\nWestend61\/ GettyImages<\/span><\/p>\n8. Compartilhe as responsabilidades<\/strong><\/p>\nImediatamente ap\u00f3s o encerramento da reuni\u00e3o, pessoas bem-sucedidas circulam atas. Elas destacam as decis\u00f5es tomadas e os planos de a\u00e7\u00f5es que ser\u00e3o executados. Tamb\u00e9m designam fun\u00e7\u00f5es e responsabilidades e indicam a\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias para aqueles que n\u00e3o estavam presentes.<\/p>\n<\/div>\n
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\nShannon Fagan\/ GettyImages<\/span><\/p>\n9. Busque feedback para melhorar o design<\/strong><\/p>\nImediatamente ap\u00f3s o encerramento da reuni\u00e3o, os participantes correr\u00e3o para chegar a outro trabalho ou dar conta de suas tarefas (uma raz\u00e3o para manter uma reuni\u00e3o curta \u00e9 garantir que o estresse de negligenciar outras atividades n\u00e3o seja a norma). Antes ou logo ap\u00f3s o encerramento, as pessoas bem-sucedidas insistem em receber feedback \u2013muitas vezes entrando em contato direto com os participantes. Depois de coletar o feedback, eles recirculam as sugest\u00f5es e altera\u00e7\u00f5es para indicar um novo modelo de reuni\u00f5es, potencialmente para toda a organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<\/div>\n
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\nWestend61\/ GettyImages<\/span><\/p>\n10. Fa\u00e7a um planejamento de longo prazo<\/strong><\/p>\nAs partes interessadas devem olhar para as a\u00e7\u00f5es futuras, com base nas quest\u00f5es levantadas na reuni\u00e3o. Assim, os l\u00edderes avaliam o acompanhamento. Eles examinam como a estrutura da reuni\u00e3o e o esbo\u00e7o de a\u00e7\u00f5es podem ser avaliados e usados para futuras reuni\u00f5es relevantes. Em geral, enfatizam que a reuni\u00e3o foi como uma realiza\u00e7\u00e3o de um trabalho comum (ou um trabalho em andamento comum) pelos participantes.<\/p>\n<\/div>\n
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People Images\/ Getty Images<\/span><\/p>\n1. Estabelecer a necessidade de uma reuni\u00e3o<\/strong><\/p>\nA reuni\u00e3o deve resolver um problema espec\u00edfico ou abordar um assunto espec\u00edfico. N\u00e3o deve ser simplesmente um relat\u00f3rio, uma atualiza\u00e7\u00e3o ou um cat\u00e1logo. Deve envolver a tomada de decis\u00f5es substantivas, resolu\u00e7\u00e3o de problemas e ter discuss\u00e3o entre os participantes. Tamb\u00e9m deve haver objetivos claros. Al\u00e9m disso, informa\u00e7\u00f5es e discuss\u00f5es n\u00e3o essenciais devem ser evitadas ou, quando levantadas, e forem consideradas importantes, devem ser levadas para uma reuni\u00e3o separada.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n
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