1. Estabelecer a necessidade de uma reunião

A reunião deve resolver um problema específico ou abordar um assunto específico. Não deve ser simplesmente um relatório, uma atualização ou um catálogo. Deve envolver a tomada de decisões substantivas, resolução de problemas e ter discussão entre os participantes. Também deve haver objetivos claros. Além disso, informações e discussões não essenciais devem ser evitadas ou, quando levantadas, e forem consideradas importantes, devem ser levadas para uma reunião separada.

2. Convidar as pessoas adequadas

As pessoas de sucesso sabem quem convidar para suas reuniões. À luz de seus objetivos declarados, eles chama quem tem poder e experiência para atingir esses propósitos. Além disso, mantêm a duração da reunião curta ou apropriada –para evitar sessões excessivamente longas. Por último, essas pessoas garantem que a tecnologia e os dados usados ​​correspondem aos objetivos.

3. Determine uma pauta

Pessoas bem-sucedidas não esperam até o momento da reunião para saber o motivo do encontro. Depois de identificar quem comparecerá, eles enviam a pauta com uma descrição clara do conteúdo e das metas. Eles delineiam as partes interessadas e suas necessidades, deixando claro por que o problema os afeta e como as metas resolverão a necessidade estabelecida.

4. Siga uma agenda clara

Pessoas de sucesso reiteram os objetivos da reunião e os resultados desejados, e oferecem o que esperam que a reunião alcance. Isso não é um ditado de resultados específicos, mas uma elucidação de quais metas devem ser estabelecidas e as decisões tomadas. Isso significa colocar algumas pessoas em dia com as decisões já tomadas. Pessoas de sucesso também se certificam de que o encontro vai começar na hora certa e aparecem cedo.

5. Faça do humor um componente chave

Ninguém verdadeiramente bem-sucedido (e não inseguro) traz ressentimentos para casa, apesar das emoções que podem ter sido levantadas em uma reunião. Se a reunião for sobre um assunto delicado ou se a discussão se tornar disfuncional, eles acrescentam humor. A ciência comportamental mostra que o humor, por exemplo, reduz o estresse. Assim, pessoas bem-sucedidas redirecionam sentimentos sérios e ruins para coisas de que todos podem rir –por exemplo, a própria reunião. No entanto, não tente ser engraçado se você não for. O principal objetivo é fazer com que o público relaxe, sem prejudicar a importância do encontro.

6. Trate as reclamações com habilidade

Pessoas bem-sucedidas reconhecem que as reclamações entre participantes não levarão a nada e que a reunião foi projetada para tomada de ação. Eles tentam fazer com que os participantes sintam a necessidade da reunião para ajudá-los a fazer melhor seu trabalho. Ao mesmo tempo, não permitem que reclamantes incessantes usurpem o controle da lista de questões importantes, com questões irrelevantes ou passadas.

7. Mantenha a participação elevada e focada

Pessoas bem-sucedidas fazem um espetáculo nas reuniões virtuais e dão toda a sua atenção à reunião –pedindo educadamente que os outros façam o mesmo. Outros estudos comportamentais mostraram que isso é realmente necessário para obter atenção total. Na verdade, as pessoas de sucesso planejam atividades e discussões que mantêm os convidados engajados, para que não se sintam tentados a verificar mensagens. E, se a discussão sair da pauta, eles propositalmente a interrompem e sugerem que pode ser importante o suficiente para uma reunião posterior.

8. Compartilhe as responsabilidades

Imediatamente após o encerramento da reunião, pessoas bem-sucedidas circulam atas. Elas destacam as decisões tomadas e os planos de ações que serão executados. Também designam funções e responsabilidades e indicam ações necessárias para aqueles que não estavam presentes.

9. Busque feedback para melhorar o design

Imediatamente após o encerramento da reunião, os participantes correrão para chegar a outro trabalho ou dar conta de suas tarefas (uma razão para manter uma reunião curta é garantir que o estresse de negligenciar outras atividades não seja a norma). Antes ou logo após o encerramento, as pessoas bem-sucedidas insistem em receber feedback –muitas vezes entrando em contato direto com os participantes. Depois de coletar o feedback, eles recirculam as sugestões e alterações para indicar um novo modelo de reuniões, potencialmente para toda a organização.

10. Faça um planejamento de longo prazo

As partes interessadas devem olhar para as ações futuras, com base nas questões levantadas na reunião. Assim, os líderes avaliam o acompanhamento. Eles examinam como a estrutura da reunião e o esboço de ações podem ser avaliados e usados para futuras reuniões relevantes. Em geral, enfatizam que a reunião foi como uma realização de um trabalho comum (ou um trabalho em andamento comum) pelos participantes.