Ferramentas de gestão empresarial são técnicas ou sistemas essenciais para criar boas estratégias, facilitar o trabalho e aperfeiçoar a administração dos negócios.

Com a competitividade do mercado, necessidade de planejamento e gestão de crise, expansão de operação, entre muitos outros desafios que os gestores precisam enfrentar, é primordial utilizar maneiras de aprimorar o trabalho e torná-lo mais assertivo através das ferramentas certas. 

Importância das ferramentas de gestão empresarial

Os líderes que usam ferramentas como PDCA, SWOT, e BCG na gestão empresarial têm uma maior probabilidade de sucesso e crescimento do que empresas que não as utilizam. Essa informação é da consultoria PwC que realizou um estudo com mais de 1.200 executivos de negócios em todo o mundo.

De acordo com a pesquisa, 73% das empresas que utilizam técnicas e sistemas de gestão estão mais propensas a alcançar seus objetivos estratégicos do que aquelas que não as utilizam.

Além disso, essas empresas têm uma maior probabilidade e facilidade de melhorar sua produtividade, aumentar a satisfação do consumidor e melhorar a qualidade dos seus produtos ou serviços.

15 principais ferramentas de gestão empresarial

Para tornar o planejamento, a definição de estratégias, avaliação de resultados e, principalmente, a execução de tarefas mais produtivas e com maior qualidade, aqui estão 15 ferramentas de gestão empresarial para aplicar na sua empresa ou projeto.

1. 5W2H

A técnica dos 5W2H é como se fosse um checklist para planejar ações de maneira rápida e eficiente. O objetivo é garantir que todos os detalhes estejam claros e definidos, além de verificar se a ideia é realmente relevante e quais serão os recursos necessários para colocá-la em prática.

Para utilizar a 5W2H é necessário responder às seguintes questões sobre o projeto, serviço ou produto que está sendo avaliado:

1. What: o que será feito?
2. Why: por que será feito?
3. Where: onde será feito?
4. When: quando será feito?
5. Who: quem fará?
6. How: como será feito
7. How much: quanto custará?

Exemplo do uso da técnica dos 5W2H 

Uma empresa que está planejando lançar um novo produto no mercado, por exemplo, pode utilizar a técnica dos 5W2H para garantir que tudo seja executado de forma eficiente.

1. What (O que será feito?): lançamento de um novo produto no mercado.
2. Why (Por que será feito?): para aumentar as vendas e a participação da empresa no mercado.
3. Who (Quem irá fazer?): equipe de marketing e vendas.
4. Where (Onde será feito?): em lojas físicas e na loja virtual da empresa.
5. When (Quando será feito?): no próximo trimestre, com lançamento previsto para o mês de junho.
6. How (Como será feito?): será feita uma campanha publicitária em diversos canais, como anúncios digitais, mídias sociais, e-mail marketing, campanha com micro influenciadores digitais e em um jornal da cidade. Além disso, a equipe de vendas fará treinamentos para os vendedores, e a empresa oferecerá descontos especiais para os primeiros compradores do produto.
7. How much (Quanto custará?): o orçamento total será de R$ 500 mil, incluindo os custos com a campanha publicitária, treinamentos e descontos.

2. PDCA

PDCA: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar) e Act (Agir), é uma técnica de melhoria contínua dos processos e resultados de uma empresa. 

1. Plan (Planejar): o processo começa com o planejamento das atividades;
2. Do (Fazer): as atividades são executada;
3. Check (Checar): é feita uma verificação do que foi feito para identificar eventuais falhas;
4. Act (Agir): finalmente, são tomadas ações corretivas para melhorar os processos e o ciclo PDCA inicia novamente.

Na prática, o PDCA nas empresas pode ser aplicado em várias áreas, como vendas, atendimento ao cliente, administração de estoque e, principalmente, no controle de qualidade dos serviços prestados.

Exemplo de uso da técnica PDCA

Vamos supor que uma empresa de informática deseja melhorar a qualidade dos seus serviços de manutenção e reparos de notebooks.

1. Plan (Planejar): Identificar o problema de baixa qualidade do serviço de manutenção de notebooks;Realizar uma análise detalhada do processo de manutenção de notebooks;Estabelecer objetivos específicos e mensuráveis para melhorar a qualidade do serviço;Desenvolver um plano de ação para atingir esses objetivos.

2. Do (Fazer): Realizou a análise do processo de manutenção de notebooks e identificou que os técnicos não estavam seguindo um processo padrão de reparo, o que resultou em consertos inconsistentes;Identificou que a falta de treinamento em técnicas de reparo e diagnóstico era uma das causas raiz do problema;Estabeleceu o objetivo de aumentar a qualidade do serviço em 30% em três meses.Desenvolveu um plano de ação que incluiu a criação de um processo padrão de reparo, treinamentos específicos em técnicas de reparo e diagnóstico e a melhoria da comunicação com os clientes.

3. Check (Checar): Desenvolveu e implementou um processo padrão de reparo para garantir que todos os técnicos seguissem as mesmas etapas de diagnóstico e reparo;Realizou treinamentos específicos;Aumentou a comunicação com os clientes, fornecendo atualizações regulares sobre o status da manutenção de seus notebooks;Implementou novas ferramentas para melhorar a gestão de todos os processos da empresa.

4. Act (Agir): Monitorou o progresso da equipe regularmente;Identificou que os resultados foram positivos, mas há melhorias para fazer na comunicação com os clientes e um novo ciclo PDCA será iniciado para corrigir esse problema.

3. Análise SWOT/FOFA

A análise SWOT é uma ferramenta de gestão empresarial para encontrar e analisar as oportunidades, ameaças, pontos fortes e fracos de uma empresa ou projeto. 

A SWOT, também chamada de FOFA, permite identificar o que precisa de melhorias e a encontrar novas possibilidades de vendas, novas ações e expansão. 

As etapas de ameaças e oportunidades sempre se referem a características externas das empresas, enquanto os pontos fortes e fracos se referem aos fatores internos da organização.

4. PM Canvas

PM Canvas é uma metodologia simples de planejamento de negócios ou novos projetos. Para utilizar essa técnica, é necessário preencher um quadro com perguntas básicas, como:

1. Por quê? Justificativa ou proposta de valor, objetivos, benefícios.
2. O quê? Descrição do produto ou serviço e os requisitos para colocá-lo em prática.
3. Quem? Fatores externos essenciais (fornecedores, por exemplo), equipe interna, restrições.
4. Como? Premissas e grupo de entregas.
5. Quando e quanto? Riscos, linha do tempo e custo.

5. Matriz BCG

A ferramenta de gestão empresarial conhecida como Matriz BCG, desenvolvida pela Boston Consulting Group, é essencial para a gestão de estoque, vendas, produtos ou fornecedores, pois ajuda a avaliar a posição dos produtos ou serviços da empresa no mercado. 

A partir da análise da Matriz BCG, é possível categorizar os produtos em quatro quadrantes distintos:

1. Estrela: são produtos ou serviços com alta participação de mercado e grande potencial de crescimento. Geralmente, são itens que requerem investimentos para sua venda, desenvolvimento ou manutenção.
2. Vaca Leiteira: nesse quadrante estão os produtos ou serviços com alta participação de mercado, mas em um segmento de baixo crescimento. São mercadorias que geram lucro para a empresa sem a necessidade de grandes investimentos de tempo ou dinheiro – diferente dos produtos que se encaixam na categoria estrela.
3. Ponto de Interrogação: os produtos ou serviços com baixa participação de mercado no momento, mas que podem pertencer a um segmento de alto crescimento, também são investimentos de alto risco e incertos. Para os produtos desta categoria, é preciso estudar e definir se vale a pena correr riscos e continuar investindo.
4. Abacaxi: produtos ou serviços com baixa participação de mercado em um segmento sem perspectivas de crescimento. São fontes pouco lucrativas e com pouco potencial de crescimento, geralmente são os itens que ficam parados no estoque por muito tempo ou apresentam um alto custo para manutenção. Nesse caso, os gestores precisam decidir se devem descontinuá-los ou tentar minimizar os custos desse produto ou serviço para manter o lucro da empresa.

6. Matriz de Ansoff

A Matriz de Ansoff é mais uma das ferramentas de gestão empresarial excelentes para utilizar nos planejamentos, em especial nas estratégias de crescimento. 

É uma ferramenta útil para ajudar as empresas a avaliar a melhor opção de crescimento, considerando seus recursos, capacidades e objetivos estratégicos. 

A matriz de Ansoff consiste em quatro opções de crescimento:

1. Penetração de mercado: a empresa busca aumentar suas vendas atuais no mercado atual, por meio de um melhor posicionamento ou promoções.
2. Desenvolvimento de produtos: a empresa busca oferecer novos produtos para seus clientes atuais no mercado atual.
3. Desenvolvimento de mercado: a empresa busca expandir para novos mercados com seus produtos atuais.
4. Diversificação: a empresa busca entrar em novos mercados com novos produtos.

7. PMBOK

O PMBOK é uma das ferramentas de gestão empresarial que funciona como um guia de boas práticas para administração de projetos. 

A metodologia consiste em descrever as melhores práticas para gerenciar projetos e oferece um conjunto de técnicas para ajudar os gerentes de projetos a planejar, executar e controlar planejamentos de maneira eficiente.

O PMBOK é composto por 10 áreas de conhecimento, que são:

1. Gerenciamento da integração do projeto
2. Gerenciamento do escopo do projeto
3. Gerenciamento do cronograma do projeto
4. Gerenciamento dos custos do projeto
5. Gerenciamento da qualidade do projeto
6. Gerenciamento dos recursos humanos do projeto
7. Gerenciamento das comunicações do projeto
8. Gerenciamento dos riscos do projeto
9. Gerenciamento das aquisições do projeto
10. Gerenciamento das partes interessadas do projeto

8. Cinco forças competitivas de Porter

As cinco forças de Porter são uma da técnica de gestão para avaliar o nível de competitividade de uma empresa, produto ou serviço. 

As 5 Forças de Porter são:

1. Rivalidade entre concorrentes: mede a intensidade da competição entre as empresas de um setor. 
2. Poder de barganha dos fornecedores: mede o poder que os fornecedores têm sobre as empresas ou um segmento. 
3. Poder de barganha dos compradores: mede o poder que os clientes têm sobre a empresa ou um segmento. 
4. Ameaça de novos entrantes: mede a facilidade com que novas empresas podem entrar no mercado
5. Ameaça de produtos ou serviços substitutos: mede a facilidade com que os consumidores podem substituir os produtos da empresa por outros similares. 

9. Princípio de Pareto 80/20

O Princípio de Pareto é a conhecida regra 80/20, uma observação empírica, ou seja, um consenso popular que afirma que 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. A regra é aplicável em muitos contextos, incluindo negócios, marketing, saúde, entre outros.

No contexto empresarial, acredita-se que 80% dos lucros de uma empresa vêm de 20% de seus clientes mais fiéis. 

Para aplicar o Princípio de Pareto, é necessário identificar os 20% dos fatores que causam 80% dos resultados. Em seguida, é possível concentrar os esforços nessas causas de alta prioridade, maximizando o impacto e otimizando o tempo ou os recursos disponíveis.

10. KPI

KPIs – Key Performance Indicators, em porutugês, indicador-chave de desempenho – são métricas para avaliar os resultados de ações, da empresa em geral ou de seus colaboradores.

O objetivo dos KPIs é permitir que a empresa acompanhe o progresso do trabalho em relação às metas e objetivos definidos, para então identificar tendências e tomar decisões.

Existem muitos tipos de KPIs que podem ser usados em diferentes áreas da gestão empresarial, dependendo dos objetivos específicos de cada empresa, mas a seguir estão alguns exemplos de KPIs em alguns setores.

• KPIs de vendas:
  • Custo de aquisição de clientes (CAC): Mede o custo médio de adquirir um novo cliente.
  • Tempo de ciclo de vendas: Mede o tempo que leva desde o primeiro contato com o cliente até o fechamento da venda.
  • Taxa de conversão: Mede a porcentagem de leads que se convertem em clientes pagantes.

• KPIs de atendimento ao cliente:
  • Tempo médio de resposta: mede o tempo médio que a empresa leva para responder a consultas e solicitações de suporte.
  • Taxa de resolução no primeiro contato: Mede a porcentagem de consultas ou problemas que são resolvidos no primeiro contato com o atendimento ao cliente.
  • NPS (Net Promoter Score): Mede a probabilidade de um cliente recomendar a empresa a outros.

• KPIs de marketing:
  • Retorno sobre investimento (ROI): Mede o retorno financeiro do investimento em marketing.
  • Taxa de cliques: Mede a porcentagem de pessoas que clicam em links em campanhas de marketing.
  • Taxa de conversão: mede a porcentagem de visitantes que se convertem em leads ou clientes.

11. Mapa mental

Mapa mental é uma das mais criativas ferramentas de gestão empresarial. Seu objetivo é organizar de uma maneira mais visual as ideias, informações ou estratégicas. 

O mapa mental é usado em diferentes áreas, mas no contexto dos negócios é frequentemente aplicado para:

1. Brainstorming para geração de novas ideias;
2. Desenvolver produtos ou serviços;
3. Analisar problemas e soluções;
4. Organizar informações complexas, permitindo uma melhor compreensão e análise dos dados;
5. Fazer um planejamento estratégico de uma empresa ou departamento;
6. Elaboração de apresentações e palestras ou anotação de reuniões e conferências.

Uma dica de ferramentas online e gratuitas para fazer mapa mental é o Miro, MindMeister ou Trello.

12. Matriz GUT

A Matriz GUT é uma técnica usada para avaliar o nível de urgência de uma situação, para então organizar as soluções de maneira organizada e de acordo com a prioridade de cada caso.

A sigla GUT representa as palavras Gravidade, Urgência e Tendência, cada uma dessas categorias possui uma escala de 1 a 5: 1 representa a menor gravidade, urgência ou tendência e 5 a maior.

13. Kanban

Kanban é um método de gestão visual muito usado para criação de fluxos de trabalho e organização de tarefas. 

O kanban envolve o uso de um quadro visual, geralmente dividido em colunas representando as diferentes etapas de um processo de trabalho. As tarefas são representadas por cartões que são movidos entre as colunas, à medida que passam por diferentes estágios do processo.

É o método utilizado em gerenciadores de tarefa como o Trello, por exemplo, e foi desenvolvido na Toyota para melhorar a eficiência na produção, mas atualmente é muito utilizado em empresas de diferentes segmentos, incluindo tecnologia, marketing e serviços.

14. ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) é uma das primeiras e principais ferramentas de gestão empresarial que todo negócio contrata, pois o ERP é um sistema que funciona como o coração da empresa, integrando todos os departamentos e automatizando diversas tarefas.

Ao implementar um sistema ERP, a gestão e sua equipe obtêm vários recursos, incluindo:

1. Controle de estoque
2. Controle de vendas
3. Gestão financeira
4. Cadastro de clientes, fornecedores e colaboradores
5. Emissão rápida de todos os tipos de notas fiscais
6. Sistema PDV para frente de caixa
7. Integração com aplicativos e plataformas de venda online, como loja virtual ou marketplaces

15. Aplicativo gratuito para controle financeiro, vendas e pedidos

Empreendedores também podem usufruir de aplicativos gratuitos fornecidos por grandes empresas do ramo de ferramentas e softwares empresariais. Um exemplo disso é o aplicativo gratuito de controle financeiro, vendas e pedidos do vhsys.

O aplicativo permite:

– Registro e Emissão de Pedidos 

– Leitor de Código de Barras para agilizar cadastros e vendas de produtos

– Cadastro de Produtos e Estoque

– Controle Financeiro para contas a pagar e a receber

– Agenda e ordens de serviço

– Relatórios com gráficos

– Cadastro seguro de contas bancárias para a gestão financeira

– Localização dos vendedores para quem usa o ERP vhsys