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Existe horas melhores para enviar um email e evitar as falhas de comunicação tão comuns nessa área

Segunda-feira está chegando e você vai retornar ao trabalho com uma fila interminável de e-mails não lidos, incluindo os de membros da equipe que persistiram trabalhando durante as férias ou depois que você saiu, do seu chefe que tem novas demandas para sua agenda de ano novo, além de clientes, parceiros de negócios e outras partes ansiosas por sua contribuição, assistência ou esclarecimento.

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Com a infinidade de e-mails que você precisa ler, é provável que você os leia e responda às pressas, para poder começar a trabalhar realmente, fazendo o que você planejou fazer para o ano novo.

Segundo um relatório da Preply, uma plataforma de aprendizagem de línguas estrangeiras, aproximadamente 90% dos profissionais acreditam que os mal-entendidos e as falhas de comunicação no local de trabalho têm um ponto de partida comum: o e-mail. Na verdade, com base no estudo, o e-mail tem a maior taxa de causar fraturas na comunicação e ansiedade no local de trabalho, com 67% dos mal-entendidos surgindo de mensagens de voz, 71% de chamadas telefônicas, 79% de mensagens diretas, 80% de mensagens de texto e esmagadores 87% por e-mail (lembrando que nos EUA não é tão comum o uso de Whatsapp para trabalho como no Brasil).

A pesquisa foi realizada em novembro e entrevistou 1.030 funcionários dos EUA para explorar as preferências de comunicação no local de trabalho.

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Deveríamos abandonar o email de vez?

No entanto, apesar dos aspectos negativos, o e-mail ainda é o modo preferido de comunicação por quem trabalha. Sendo a transição para o trabalho remoto e híbrido uma das principais prioridades para este ano, é essencial que os trabalhadores, e especialmente os líderes e gestores, acertem este aspecto crítico da infraestrutura. Ir para o escritório e ter reuniões presenciais o tempo todo não é a resposta. Então, deveríamos abandonar completamente o e-mail? Essa também não é a resposta.

Em vez disso, a abordagem, especialmente se atuarmos num papel de liderança, deve centrar-se na adaptação de métodos e ferramentas de comunicação para se adequar a cada membro da equipe ou parte interessada, de acordo com as suas preferências, e estar atento a como nós escrevemos e até quando escrevemos e enviamos e-mails.

Aqui estão algumas diretrizes básicas de e-mail a serem lembradas:

• Posso usar outro método de comunicação?

Antes de enviar um e-mail, pergunte-se: preciso realmente criar uma nova trilha de e-mail? É necessário adicionar isso à pasta de caixa de entrada já cheia de alguém ou posso enviá-lo por outro formato, como uma mensagem do Slack ou do Teams? Quão urgente é a mensagem? Se eu enviar por e-mail, será mais provável que eles o recebam mais cedo e no prazo do que se for enviado por texto, mensagem de voz ou chamada? Este problema seria melhor resolvido através de uma forma alternativa de comunicação, como uma videochamada improvisada ou uma reunião agendada?

• Esse email pode ser mal-interpretado?

Depois de compilar o corpo da sua mensagem e estar pronto para enviar, examine-a com atenção e pergunte-se: algum aspecto desta mensagem pode ser mal interpretado? A linha de assunto pode causar ansiedade indevida aos membros da minha equipe? Este e-mail pode parecer impróprio ou ofensivo devido às nossas diferenças culturais ou de idade?

• Devo enviar esse email agora?

É realmente urgente ou pode esperar? O pior momento para enviar um e-mail é quando você está chateado, principalmente se a pessoa para quem você está direcionando o e-mail for a causa de sua frustração. Da mesma forma, se você estiver escrevendo um e-mail ou respondendo a um já existente com pressa, poderá perder detalhes importantes, parecer imprudente ou perder totalmente o foco e responder ao que você achava que eles estavam dizendo. Pior ainda, você pode acabar violando a privacidade dos dados e enviar acidentalmente o e-mail para a pessoa errada com um nome semelhante, ou copiar todos para uma conversa que deveria ser privada, o que, claro, não pode ser desfeito.

• Como posso dar o “tom de voz” correto?

Os e-mails, assim como outras formas de comunicação no local de trabalho baseadas em texto, têm uma coisa em comum: eles perdem o elemento humano. As entonações vocais e a linguagem corporal ajudam-nos a criar uma imagem mais completa do que alguém está a tentar transmitir e, sem estas ajudas, a comunicação pode ser conveniente, mas corre o risco de ser facilmente mal interpretada e as tensões podem aumentar. Portanto, tente, tanto quanto possível, injetar um pouco da sua personalidade e uma voz humana nas suas mensagens escritas. Você pode usar um tom caloroso e coloquial, mencionar o nome do destinatário na saudação e, com moderação, usar emoticons em ambientes de trabalho mais descontraídos – de acordo com a etiqueta organizacional.

Seguindo essas diretrizes para sua correspondência por e-mail no trabalho, você pode contribuir para uma cultura mais saudável, mais engajamento e atrasos e para tropeços menos frequentes que afetem a conclusão do projeto. Adote essas habilidades de comunicação por e-mail neste novo ano para que você possa construir e manter facilmente relacionamentos saudáveis ​​com membros da equipe, gerentes e partes interessadas, onde quer que estejam.